Інвойс — це документ, який продавець надає покупцеві для оплати товарів або послуг. Він містить ключову інформацію про покупку та реквізити для оплати. Інвойси активно використовуються у взаєморозрахунках між компаніями та у міжнародній торгівлі.
Інвойси можуть бути як традиційними паперовими, так і електронними (онлайн-інвойси), які можна створити та надіслати за кілька хвилин. Онлайн-інвойси особливо зручні для фрілансерів, малого бізнесу, консультантів і продавців, які працюють без сайту. Розберімось детальніше, інвойс — що це таке, для чого використовується та як правильно його оформити.
Основні реквізити інвойсу
Щоб інвойс був зрозумілим для обох сторін, він має містити такі обов’язкові елементи:
- Номер документа та дата його виставлення.
- Інформація про продавця — повне найменування фізичної особи-підприємця або юридичної особи, адреса реєстрації, контактні дані, банківські реквізити.
- Інформація про покупця — ПІБ або назва компанії, контактні дані.
- Опис товарів або послуг — назва та кількість.
- Ціна за одиницю та загальна сума до оплати.
- Умови та спосіб оплати — банківський переказ, оплата карткою тощо.
- Підпис продавця — ручний підпис для паперової версії інвойсу або електронний — для онлайн-інвойсів.
Коли потрібен інвойс
Інвойси найчастіше використовуються у таких випадках:
- Взаєморозрахунки у B2B. Коли підприємства купують товари чи послуги одне в одного, інвойс допомагає зафіксувати домовленості та умови оплати.
- Міжнародна торгівля. Інвойс є одним з ключових документів при експорті / імпорті товарів, необхідним для проходження митного контролю.
- Фріланс та послуги. Фрілансери часто виставляють інвойси своїм замовникам — українським або закордонним.
- Продажі в інтернеті без сайту. Онлайн-інвойси — ідеальне рішення для тих, хто продає через соцмережі або месенджери, але не має власного сайту. Вони дозволяють швидко приймати оплати без технічних налаштувань.
Відмінності між інвойсом та рахунком-фактурою
Інвойс і рахунок-фактура часто плутають, проте між ними є важливі відмінності.
Що таке інвойс: Це документ, який продавець надсилає покупцеві, щоб підтвердити угоду й отримати оплату. Він не має строго встановленої форми, його структура може варіюватися. Інвойс містить деталі замовлення, реквізити обох сторін і підсумкову суму до оплати.
Що таке рахунок-фактура: Це бухгалтерський документ, який використовується в офіційному податковому обліку. Його структура й обов’язкові реквізити визначені законодавством. Рахунок-фактура необхідний для податкової звітності — зокрема, щоб підтвердити право на відшкодування ПДВ.
Приклад оформлення інвойсу
Ось так може виглядати інвойс, приклад оформлення:
ІНВОЙС №001 від 15 липня 2025 року
Продавець:
ФОП Петренко Андрій Володимирович
ІПН: 1234567890
Тел.: +38 (097) 123-45-67
Email: petrenko@email.ua
Покупець:
ФОП Іванченко Ольга Сергіївна
ІПН: 2345678901
Тел.: +38 (067) 987-65-43
Email: ivanchenko@email.ua
Опис послуги:
Розробка вебсайту для компанії покупця.
Кількість: 1 послуга
Ціна за одиницю: 50 000 грн
Сума до сплати: 50 000 грн
Термін оплати: до 15 серпня 2025 року
Реквізити для оплати:
ФОП Петренко Андрій
IBAN: UA123456789012345678901234567
Банк: АТ “ПриватБанк”
Як швидко створити інвойс
Перед тим як зробити інвойс, визначтеся з його метою — саме це вплине на спосіб оформлення. Якщо вам потрібно зафіксувати домовленості з клієнтом або підготувати документ для звітності, достатньо створити інвойс вручну у Word. Якщо ж ви хочете одразу отримати оплату — скористайтеся онлайн-сервісом, що генерує платіжні посилання, наприклад, iPay.ua. Ви просто заповнюєте форму, і покупець отримує готове посилання на оплату.
Переваги онлайн-інвойсів від iPay.ua:
- Створення займає лічені хвилини.
- Клієнт отримує рахунок через email, месенджер або у SMS.
- Доступна оплата карткою, через Apple Pay, Google Pay.
- Гроші миттєво надходять на ваш рахунок.
Підпишіться на Facebook iPay.ua та стежте за інформацією про оновлення сервісу та цікавими матеріалами.
Підписатися
