Что такое инвойс

Инвойс — это документ, который продавец предоставляет покупателю для оплаты товаров или предоставленных услуг. В нем отображены основные сведения о покупке и данные, необходимые для оплаты. Инвойсы активно используются при взаиморасчетах между компаниями и в международной торговле.

Такие документы бывают как традиционными бумажными, так и электронными, которые можно создать и отправить за несколько минут. Онлайн-версии особенно удобны для фрилансеров, малого бизнеса, консультантов и продавцов, работающих без сайта. Разберемся подробнее, инвойс — что это такое, зачем он нужен и как правильно его оформить.

Основные реквизиты инвойса

Чтобы документ был понятен обеим сторонам, он должен содержать следующие обязательные элементы:

• Номер документа и дата его выставления.
• Информация о компании-продавце — полное наименование физического лица-предпринимателя или юридического лица, адрес регистрации, контактные данные, банковские реквизиты.
• Сведения о покупателе — ФИО или название компании, контактные данные.
• Описание товаров / услуг — их название и количество.
• Цена за одну единицу товара и итоговая сумма.
• Условия и метод оплаты — банковский перевод, оплата картой и т. д.
• Подпись продавца — ручная подпись для бумажной версии инвойса или электронная — для онлайн-варианта.

Когда нужен инвойс

Документ чаще всего используется в следующих случаях:

• Взаиморасчеты в B2B. Когда компании покупают товары или услуги друг у друга, выставленный счет помогает зафиксировать договоренности и условия оплаты.
• Международная торговля. Инвойс является одним из ключевых документов при экспорте/импорте товаров, он необходим для прохождения таможенного контроля.
• Фриланс и услуги. Фрилансеры часто выставляют счета своим заказчикам — украинским или зарубежным.
• Продажи в интернете без сайта. Онлайн-инвойсы — идеальное решение для тех, кто продает через соцсети или мессенджеры, но не имеет собственного сайта. Они позволяют быстро принимать оплаты без технических настроек.

Различия между инвойсом и счетом-фактурой

Эти два понятия часто путают, однако между ними есть важные отличия.

Что такое инвойс: Это документ, который продавец отправляет  покупателю, чтобы подтвердить сделку и получить оплату. У него нет строго установленной формы, его структура может варьироваться. Такой счет содержит детали заказа, реквизиты обеих сторон и сумму к оплате.

Что такое счет-фактура: Это бухгалтерский документ, используемый в официальном налоговом учете. Его структура и обязательные элементы определены законодательством. Счет-фактура необходим для налоговой отчетности, в частности, чтобы подтвердить право на возмещение НДС.

Пример оформления инвойса

Вот так может выглядеть инвойс, пример оформления:

ИНВОЙС №001 от 15 июля 2025 года

Продавец:

ФОП Петренко Андрей Владимирович

ИНН: 1234567890

Тел.: +38 (097) 123-45-67

Email: petrenko@email.ua

Покупатель:

ФОП Иванченко Ольга Сергеевна

ИНН: 2345678901

Тел.: +38 (067) 987-65-43

Email: ivanchenko@email.ua

Описание услуги:

Разработка веб-сайта для компании покупателя.

Количество: 1 услуга

Цена за единицу: 50 000 грн

Сумма к оплате: 50 000 грн

Срок оплаты: до 15 августа 2025 года

Реквизиты для оплаты:

ФОП Петренко Андрей

IBAN: UA123456789012345678901234567

Банк: АО «ПриватБанк»

Как быстро создать инвойс

Перед тем как сделать инвойс, определитесь с его целью — это повлияет на способ оформления. Если вам нужно зафиксировать договоренности с клиентом или подготовить документ для отчетности, достаточно создать счет вручную в Word. Если вы хотите, чтобы клиент сразу оплатил услугу / товар — воспользуйтесь сервисом для создания платежных ссылок, например, iPay.ua. Вы просто заполняете форму, и покупатель получает готовую ссылку на оплату.

Преимущества онлайн-инвойсов от iPay.ua:

• Создание занимает пару минут.
• Клиент получает счет на email, в мессенджер или в SMS.
• Можно оплачивать картой, через Apple Pay, Google Pay.
• Деньги мгновенно поступают продавцу.

Также читайте: «Что такое мерчант?»